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Nutzungsbedingungen für die ÖGD-Kollaborations­plattform Agora

1. Einleitung

Mit der digitalen ÖGD-Kollaborationsplattform Agora soll die Kommunikation und der Austausch der Mitarbeitenden der Gesundheitsämter (nachfolgend als „GA“ oder „GÄ“ bezeichnet) sowie weiteren Behörden und Organisationen des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (nachfolgend als „ÖGD“ bezeichnet) unterstützt und amtsübergreifend verbessert werden. Dies geschieht durch die sichere Ablage und Sammlung von Informationen, Dokumenten, Forumsbeiträgen, einem Kontaktverzeichnis sowie die direkte Vernetzung per Chat oder Videotelefonie in einer leicht zugänglichen Webanwendung.

Die Plattform wurde ursprünglich vom Bundesministerium für Gesundheit („BMG“) in Auftrag gegeben. Das Robert Koch-Institut, Nordufer 20, 13353 Berlin (nachfolgend „RKI“, „uns“ oder „wir“) verantwortet den Betrieb der Plattform. Das RKI ist Verantwortlicher für die Bereitstellung der Plattform. Govdigital eG ist hier Auftragsverarbeiter mit Dataport AöR als den für den technischen Betrieb und die Weiterentwicklung verantwortlichen Subdienstleister.

2. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der ÖGD-Kollaborationsplattform Agora (nachfolgend „Plattform“ oder „Agora“).

Durch Abschluss des Online-Registrierungsvorgangs stimmt die/der sogenannte „Orga-Administratorin bzw. Orga-Administrator“ des GA bzw. ÖGD diesen Nutzungsbedingungen Namens des jeweiligen GA bzw. ÖGD zu. Die Orga-Administratorin bzw. der Orga-Administrator sichert zu, insoweit nach außen vertretungsberechtigt zu sein.

Behördeninterne Vorgaben und allgemeinen Verwaltungsvorschriften für die Beschäftigten bleiben unberührt.

Sofern und soweit Daten von Mitarbeitenden der GÄ bzw. des ÖGD verarbeitet werden, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem RKI, der Teil dieser Nutzungsbedingungen ist.

3. Verantwortlichkeit

Für die über die Plattform verarbeiteten Inhalte sind grundsätzlich die Agora-Nutzenden verantwortlich.

Sofern und soweit Daten von Mitarbeitenden der GÄ bzw. des ÖGD verarbeitet werden (ausgenommen hiervon ist teilweise die Verarbeitung nach Ziffer 3.1 in der Datenschutzerklärung), geschieht dies in alleiniger datenschutzrechtlicher Verantwortung des jeweiligen GA bzw. ÖGD. Ob und in welchem Umfang die Nutzung der Plattform durch die eigenen Mitarbeitenden von dem jeweiligen GA bzw. ÖGD kontrolliert wird, entscheidet ausschließlich das jeweilige GA bzw. der jeweilige ÖGD. Das RKI übernimmt insoweit keinerlei Verantwortung für etwaige Kontrollmaßnahmen.

Sofern und soweit Daten von Mitarbeitenden des RKI verarbeitet werden sowie teilweise hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Mitarbeitenden der GÄ bzw. des ÖGD nach Ziffer 3.1 der Datenschutzerklärung handelt das RKI als Verantwortlicher und wird etwaige Kontrollmaßnahmen in eigener Verantwortung ergreifen.

4. Nutzungsberechtigte und Account

Nutzungsberechtigte und Nutzung

Grundsätzlich sind folgende Personen zur Nutzung von Agora berechtigt:

  • ÖGD-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter der lokalen Gesundheitsämter
  • ÖGD-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter der Landesämter, Landesinstitute und Landesstellen für Gesundheit
  • ÖGD- Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter der Landesministerien für Gesundheit
  • Vertreterinnen und Vertreter der Regierungsbezirke (Gesundheit)
  • Vertreterinnen und Vertreter der oberen Bundesbehörden im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Gesundheit mit Bezug zum ÖGD
  • Vertreterinnen und Vertreter der Bundeswehr (Sanitätsdienst) mit Bezug zum ÖGD
  • Vertreterinnen und Vertreter der Akademien für Öffentliches Gesundheitswesen

Diese Agora-Nutzenden haben die Möglichkeit ein dienstliches Profil auf der Plattform zu erstellen. Eine Nutzung der Plattform zu privaten Zwecken ist nicht zulässig.

Das Profil kann zentrale, dienstliche Informationen der Agora-Nutzenden enthalten, wie Vor- und Nachname, die eigene dienstlichen E-Mail-Adresse sowie die aktuelle dienstlichen Telefonnummer, die Behörde und dienstliche Adresse. Die Angabe einer privaten E-Mailadresse ist nicht zulässig. Agora-Nutzende verwenden ausschließlich zutreffende dienstliche Daten und halten diese aktuell. Die Log-in-Daten sind sicher aufzubewahren und dürfen Dritten nicht mitgeteilt werden.

Dritten darf grundsätzlich kein Zugang zu Agora verschafft werden. Sofern Externen, wie z.B. IT-Dienstleistern oder bestimmten Projektgruppen, von den Nutzungsberechtigten Zugang zu Agora verschafft und/oder ein Benutzerkonto eingerichtet wird, geschieht dies in alleiniger und ausschließlicher Verantwortung des jeweiligen Nutzungsberechtigten. Das RKI übernimmt insoweit keinerlei Verantwortung.

Löschung des Accounts

Agora-Nutzende können den eigenen Agora-Account von der zuständigen Orga-Administratorin bzw. dem Orga-Administrator löschen lassen.

Durch die Löschung ist der Zugriff auf Agora nicht mehr möglich. Einmal gelöschte Agora-Accounts können nicht wiederhergestellt werden. Um den Verlust von Dateien oder Ordnern zu vermeiden, wird empfohlen, die entsprechenden Dateien oder Ordner vor der Löschung entsprechend zu sichern und/oder an eine Kollegin oder Kollegen zu übergeben.

Informieren Sie zur vollständigen Umsetzung der Löschung und der Anonymisierung Ihrer Beiträge bitte zudem den Agora-Support unter agorasupport@dataport.de über Ihre Löschanfrage.

5. Hinweise

Allgemeine Hinweise

Agora-Nutzende stellen sicher, bei der Nutzung der Plattform geltendes Recht, die vorliegenden Nutzungsbedingungen und die guten Sitten zu wahren und keine Rechte Dritter zu verletzen.

Folgende Verarbeitungen sind untersagt: Rassismus, Gewaltverherrlichung und Extremismus irgendwelcher Art; Aufrufe und Anstiftung zu Straftaten und Gesetzesverstößen; Drohungen sowie Hetzen gegen Personen oder Unternehmen; persönlichkeitsverletzende Äußerungen; Verleumdung, Ehrverletzung und üble Nachrede; Verstöße gegen das Lauterkeitsrecht, urheberrechtsverletzende Inhalte oder andere Verletzungen von Immaterialgüterrechten; sexuelle Belästigung, Pornografie, anstößige, sexistische, obszöne, vulgäre, abscheuliche oder ekelerregende Materialien und Ausdrucksweisen.

Agora-Nutzende stellen sicher, bei der Nutzung der Plattform keine kommerzielle Werbung (z.B. auch Verkaufsgesuche von Behördenangehörigen) zu veröffentlichen und keine Nachrichten werbenden Inhalts zu verbreiten (Spam Nachrichten). Agora-Nutzende stellen sicher, jedwede Tätigkeit zu unterlassen, die geeignet ist, den Betrieb der Plattform, einschließlich der dahinterstehenden technischen Infrastruktur, zu beeinträchtigen und/oder übermäßig zu belasten.

Keine Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Über die Plattform dürfen keine besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten i.S.v. Art. 9 DSGVO (wie z.B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) hochgeladen, geteilt oder auf andere Art und Weise verarbeitet werden.

Gruppenräume und Webkonferenzen

Orga-Administratorinnen und -Administratoren, Moderatorinnen und Moderatoren und Redakteurinnen und Redakteure stellen sicher, dass die Nutzungsbedingungen in ihren Gruppenräumen eingehalten werden. Die Inhalte (Texte, Bilder etc.) in den Gruppenräumen sind möglichst barrierefrei anzubieten. Verstoßen Beiträge in den Gruppenräumen gegen die Nutzungsbedingungen, werden die entsprechenden Agora-Nutzenden über den Verstoß in Kenntnis gesetzt und der Beitrag entweder geändert oder gelöscht. Die Moderatoren bzw. Organisatoren der Webkonferenzen sind angehalten darauf zu achten, nur die für die Teilnahme an einer Konferenz berechtigten Teilnehmer in der Webkonferenz zuzulassen. Insbesondere sind sie angehalten, Teilnehmer in der Rolle „Gast“ oder in die Konferenz eingewählte Teilnehmer per Telefon aufzufordern, sich ausreichend zu identifizieren.

6. Störungsmeldungen

Sollte es bei der Nutzung des Portals oder seiner Funktionalitäten zu Störungen kommen, bitten wir Agora-Nutzende, unverzüglich den First-Level-Support von Agora beim Dienstleister Dataport über diese Störung zu informieren.

Der First-Level-Support ist zu folgenden Servicezeiten unter dataportphoenixuhd@dataport.de oder telefonisch (+49 (0) 40-428 46 1904) erreichbar:

  • Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 17:00 Uhr
  • Freitag: 08:00 bis 15:00 Uhr

Ausgenommen sind gesetzliche Feiertage in Schleswig-Holstein sowie der 24.12. und der 31.12.

7. Kenntnis von Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen

Erlangen Agora-Nutzende Kenntnis über Inhalte, die gegen die Nutzungsbedingungen, geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen, bitten wir unverzüglich die jeweiligen Orga-Administratorinnen bzw. den Orga-Administrator der eigenen Organisation zu informieren. Behördeninterne Meldewege und Vorgaben sind zu beachten. Das RKI und der Agora-Support können bei der Aufklärung und Beseitigung von Verstößen unterstützen, sobald diese dem First-Level-Support gemeldet worden sind (z.B. durch die Löschung von Beiträgen, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen).

8. Informationen über das Rollen- und Rechtekonzept von Agora

Super-Administratorin/Super-Administrator (Dataport)

  • Kann Orga-Administratorinnen/-Administratoren berechtigen und löschen.
  • Kann Nutzende jeder Organisation erstellen, ändern und löschen
  • Kann Berechtigungsgruppen einrichten, administrieren, zuweisen und entziehen
  • Wird von mindestens zwei Personen wahrgenommen, um das 4-Augen-Prinzip zu wahren

Orga-Administratorin/Orga-Administrator

  • die Rolle wird durch eine Super-Administratorin/einen Super-Administrator zugewiesen
  • Orga-Administratorinnen und -Administratoren haben die Berechtigung Daten für die eigene Organisation zu ändern, kann Nutzende der eigenen Organisation erfassen, anlegen, deaktivieren und löschen
  • Sorgt dafür, dass die Nutzenden der eigenen Organisation die Nutzungsbedingungen zur Kenntnis nehmen
  • kann nur die Nutzende der eigenen Organisation einsehen
  • Kann Account- und Anmeldeinformationen bearbeiten und Passwörter auf Wunsch der Nutzenden der eigenen Organisation zurücksetzen und somit Zugriff zu Nutzendenaccounts erlangen
  • Kann von der Super-Administratorin/-Administrator eingerichtete Berechtigungsgruppen den Nutzenden der eigenen ÖGD-Organisation zuweisen
  • Kann innerhalb der eigenen ÖGD-Organisation Berechtigungsuntergruppen anlegen, administrieren und löschen und Nutzenden zuweisen
  • Wird von mindestens zwei Personen pro ÖGD-Organisation wahrgenommen, um das 4-Augen-Prinzip zu wahren

Standard-Nutzerin/Standard-Nutzer

  • wird von Orga-Administratorinnen/-Administratoren oder in Ausnahmefällen von Super-Administratorinnen/-Administratoren eingerichtet
  • sind Mitglied einer zugehörigen Organisationsgruppe, beispielsweise als Teil eines Gesundheitsamtes oder anderer ÖGD-Organisation
  • hat keine Berechtigung in der Benutzerverwaltung; kann keine Accounts anlegen, lesen oder ändern
  • Voraussetzung ist ein Beschäftigungsverhältnis in einer ÖGD-Institution

Nähere Informationen zum Rollen- und Rechtekonzept sowie Informationen über den Onboarding-Prozess sind erhältlich unter www.rki.de/agora.

9. Weitere Hinweise zum Betrieb von Agora

Das RKI ist Verantwortlicher für die Bereitstellung von Agora. Govdigital agiert als Auftragsverarbeiter mit Dataport als für den technischen Betrieb und die Weiterentwicklung verantwortlichen Subdienstleister. Es kann ganz oder teilweise, zeitweise oder auf Dauer zu Einschränkungen kommen aufgrund von Wartungsarbeiten, Kapazitätsbelangen oder aufgrund anderer Ereignisse, die nicht in der Macht des RKI stehen. Wartungsarbeiten werden grundsätzlich außerhalb der Servicezeiten (siehe Ziff. 6) durchgeführt.

Das RKI übernimmt keine Haftung für Schäden, die den Nutzenden dadurch entstehen, dass der Dienst nicht verfügbar ist oder eingestellt wird. Das RKI übernimmt keine Haftung für Schäden, die dadurch entstehen, dass unbefugte Personen Zugriff auf Informationen erhalten, die in Agora abgelegt sind.

10. Anfragen zu Weiterentwicklung und Anpassungen von Agora

Agora wird nach agilen Entwicklungsprinzipien entwickelt und konsequent am Bedarf des öffentlichen Gesundheitsdienstes und dessen Beschäftigten ausgerichtet. Fragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge sind ausdrücklich erwünscht und können an agora@rki.de gerichtet werden.

Stand: 22.04.2024

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