Referat "Haushalts-/Beschaffungsangelegenheiten"

Leitung:

Michael Möhl

Vertretung:

Gabriela Merzdorf

Haushalt/Beschaffung
Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit des Instituts ist die Verfügbarkeit der benötigten finanziellen Mittel und die Bereitstellung der notwendigen Arbeitsmaterialien. Die dafür erforderliche Haushaltsplanung, der Haushaltsvollzug, die Rechnungslegung und die Warenbeschaffung sind die Hauptaufgaben des Referats Haushalt/Beschaffung. Neben den Haushaltsmitteln werden im Referat auch die von den Wissenschaftlern und Wissenschaftlerinnen eingeworbenen Drittmittel für Forschungsvorhaben verwaltet. Abhängig von den Drittmitteln sind so jährlich zwischen 70 und 80 Millionen Euro zu verwalten. Das Referat ist in die drei Teambereiche Rechnungssachbearbeitung, Drittmittelverwaltung und Beschaffung/Materialverwaltung gegliedert.

Rechnungssachbearbeitung
Das Team der Rechnungssachbearbeitung hat pro Jahr rund 18.000 Eingangsrechnungen von in- und ausländischen Lieferanten zu bearbeiten, zu prüfen und termingerecht zur Zahlung anzuweisen. Daneben werden cirka 2000 Ausgangsrechnungen gestellt und die Zahlungseingänge überwacht. Mit Abstimmung der Konten kann der Rechnungsvorgang abgeschlossen werden.

Drittmittelverwaltung
Das Team der Drittmittelverwaltung unterstützt die Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen bei der Verwaltung und Abrechnung eingeworbener Forschungsmittel. Für die derzeit cirka 120 Drittmittelprojekte leistet das Team unter anderem Mithilfe bei der Erstellung von Finanzplänen, bearbeitet Umwidmungs- und Verlängerungsanträge und erstellt Verwendungs- sowie Schlussnachweise. Für die aus Drittmitteln finanzierten Bestellungen werden die Eingangsrechnungen bearbeitet und die Verbuchung der Drittmitteleinnahmen mittels Ausgangsrechnungen übernommen.

Beschaffung/Materialverwaltung
Im Team Beschaffung/Materialverwaltung werden rund 9.000 Bestellungen pro Jahr bearbeitet. Dafür sind neben herkömmlichen Preisanfragen annähernd 50 nationale beziehungsweise EU-weite Ausschreibungen durchzuführen. Die angeschlossenen Materialverwaltungen sind die zentrale Annahmestelle des jeweiligen Standorts für alle Warenanlieferungen. Mit ihrer Lagerhaltung sorgen sie für die ständige Verfügbarkeit der gängigsten Arbeitsmaterialien sowohl für Büro- als auch für Laborbereiche.

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