Hinweise zum Datenschutz – [2. KLIG-Net-Treffen]

Stand: 09/2024

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anmeldung und im Rahmen der Durchführung des 2. KLIG-Net-Treffens online via Webex.

Ihre personenbezogenen Daten werden sowohl im Rahmen Ihrer Veranstaltungsanmeldung und - teilnahme verarbeitet. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragten

Robert Koch-Institut (RKI)
Nordufer 20
13353 Berlin
vertreten durch den Präsidenten
E-Mail: info@rki.de

Datenschutzbeauftragte

Robert Koch-Institut, z. Hd. der Datenschutzbeauftragten
Nordufer 20
13353 Berlin
E-Mail: datenschutz@rki.de

2. Umfang der Verarbeitung

Im Rahmen der Planung und Durchführung der Veranstaltung werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an der Veranstaltung machen und welche Einstellungen in Webex Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind stets Gegenstand der Verarbeitung:

Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Insitution

Bei der Online-Teilnahme per Webex werden außerdem auch die nachfolgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Bei Einwahl mit Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Das RKI hat die Voreinstellungen so gewählt, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Webmeeting-Applikationen abschalten bzw. stummschalten.

Eine Speicherung/Aufnahme der Veranstaltung erfolgt nicht.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Planung und Durchführung der o.g. Veranstaltung verarbeitet. Wir nutzen für die Durchführung dabei auch Webex, um den Teilnehmenden eine komfortable, ortsunabhängige Teilnahme zu ermöglichen.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG und § 4 IfSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigen des Verantwortlichen verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

4. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter der eingesetzten Webmeeting-Applikationen Webex und dessen Subunternehmer erhalten u.U. Möglichkeit zur Kenntnis der o.g. Daten, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung vorgesehen ist. Derzeit arbeiten wir mit folgendem Dienstleister zusammen:

• Cisco Systems, Inc., 170 West Tasman Drive, San Jose, California 95134, USA.

5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir setzen im Rahmen der Durchführung von Webkonferenzen Cisco Webex ein. „Cisco Webex“ ist ein Dienst der Cisco Systems, Inc. (Cisco), die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit ggf. auch in einem Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR statt. Cisco ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Durch diese Zertifizierung wird die Angemessenheit des Datenschutzniveaus sichergestellt.

6. Speicherdauer

Die betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Daten-verarbeitung, also nach der erforderlichen Nachbearbeitung der Veranstaltung, gelöscht. Sollten Betroffene vorher eine Löschung ihrer Daten ausdrücklich fordern, werden die Daten umgehend gelöscht.

Die über Webex ausgetauschten Video- und Audio-Daten werden grundsätzlich nur im für das Streaming der Daten erforderlichen Umfang temporär zwischengespeichert und anschließend gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Ihre Betroffenenrechte machen Sie bitte gegenüber dem RKI unter den o.g. Kontaktdaten geltend. Nach der DSGVO stehen Ihnen uns gegenüber unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Zudem haben Sie das Recht, sich bei der Datenschutzbeauftragten des RKI (s.o.) oder bei der Aufsichtsbehörde (die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), Graurheindorfer Str. 153 – 52117 Bonn, +49 (0) 228-997799-0) zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

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